Группой менеджеров IT-компании был организован параллельный бизнес, в рамках которого часть персонала (разработчиков) компании была задействована на внешних проектах для сторонних компаний. При этом для целей сокрытия данных операций существенно завышались трудозатраты и сроки выполнения работ в рамках текущих проектов Компании. Объем причинённого ущерба составил более 25 млн.руб. за год.
Описание проблемы:
Акционер IT-Компании – разработчика программного обеспечения для телекоммуникационной индустрии, обратился к нам в связи с выявленными фактами распространения фриланса среди работников Компании. По мнению акционера, часть работников саботировала установленный график разработки ПО, при этом выполняя параллельно в рабочее время заказы для сторонних заказчиков. В результате имели место неоднократные срывы сроков выполнения работ и даже случаи предъявления штрафных санкций со стороны заказчиков за несвоевременную сдачу проектов.
Предварительная диагностика:
Согласно данным, предоставленным службой безопасности акционера, была зафиксирована переписка ряда работников Компании с их корпоративных адресов с внешними адресатами по вопросам разработки программного обеспечения, разработкой которого Компания не занималась, исходя из существовавшего на тот момент перечня проектов.
С нашей стороны были проанализированы основные проекты Компании, находящиеся в стадии разработки, а также проекты, выполненные ранее в течение трех прошедших лет. Были проанализированы состав работ внутри проектов и сроки выполнения работ, состав исполнителей и распределение ответственности в рамках проектов.
Аудиторы обратили внимание акционера на отсутствие в Компании программ учета рабочего времени в рамках проектов, а также предложили использовать программы – трекеры, регулярно фиксирующие картинку экрана компьютера работника в течение рабочего дня, а также отслеживать открытые работником программы и время их использования. Со стороны акционера было получено согласие на внедрение данных программ-трекеров и организацию оперативного мониторинга за деятельностью работников в течение рабочего дня.
Аудиторы также проанализировали существующую систему оплаты труда и систему мотивации персонала в компании. Результаты показали, что фактический размер оплаты труда в среднем соответствовал рынку. При этом в личных беседах с работниками высказывалось мнение, что существующий размер оплаты труда не является адекватным уровню сложности задач, а система мотивации носит скорее формальный характер и также существенно не влияет на размер ежемесячной оплаты труда работников.
Результаты проверки:
В течение 3 месяцев осуществлялся оперативный мониторинг деятельности работников подразделения разработки ПО в течение рабочего дня. Полученные результаты показали, что объем рабочего времени, относящегося к выполнению проектов Компании, в среднем не превышает 55% рабочего времени. Остальное рабочее время затрачивается на отдых и выполнение проектов, не относящихся к деятельности компании. Также выяснилось, что группа работников из 7 человек действует согласованно и, вероятно, занята совместным выполнением проектов для сторонних заказчиков. Анализ корпоративной переписки, проведенный службой безопасности акционера, подтвердил предположения аудиторов.
С нашей стороны в качестве одного из возможных вариантов разрешения сложившейся ситуации было предложено провести встречу акционера с работниками подразделения разработки, объявить о результатах проверки и потребовать объяснений у работников. Одновременно с этим предложить повысить размер оплаты труда и премиальных выплат за качественное и своевременное выполнение проектов. Акционер согласился на проведение встречи с работниками в данном формате. По её результатам 2 из 7 человек группы разработчиков объявили о своем уходе из компании (как выяснилось они и являлись основными бенефициарами выполнения проектов для сторонних заказчиков). Остальные согласились на прекращение совмещения работы на Компанию с выполнением сторонних проектов при условии повышения размера оплаты труда и внедрения новой системы материального стимулирования.
Бенефициары мошеннических действий:
Бенефициарами мошеннических действий являлись двое работников, осуществлявших коммуникации со сторонними заказчиками и привлекавших работников Компании для выполнения данных проектов в рабочее время.
Выводы:
По результатам проверки была восстановлена надлежащий уровень трудозатрат при выполнении проектов и производительность труда в компании. Внедрение адекватной системы оплаты труда и материального стимулирования в сочетании с системой надзора (трекинга) за работниками в течение рабочего дня позволили существенно снизить сроки выполнения проектов и в течение следующего года увеличить доходы компании на 25%. В стоимостном выражении эффект составил свыше 35 млн.руб. в год.
Описание проблемы:
Акционер IT-Компании – разработчика программного обеспечения для телекоммуникационной индустрии, обратился к нам в связи с выявленными фактами распространения фриланса среди работников Компании. По мнению акционера, часть работников саботировала установленный график разработки ПО, при этом выполняя параллельно в рабочее время заказы для сторонних заказчиков. В результате имели место неоднократные срывы сроков выполнения работ и даже случаи предъявления штрафных санкций со стороны заказчиков за несвоевременную сдачу проектов.
Предварительная диагностика:
Согласно данным, предоставленным службой безопасности акционера, была зафиксирована переписка ряда работников Компании с их корпоративных адресов с внешними адресатами по вопросам разработки программного обеспечения, разработкой которого Компания не занималась, исходя из существовавшего на тот момент перечня проектов.
С нашей стороны были проанализированы основные проекты Компании, находящиеся в стадии разработки, а также проекты, выполненные ранее в течение трех прошедших лет. Были проанализированы состав работ внутри проектов и сроки выполнения работ, состав исполнителей и распределение ответственности в рамках проектов.
Аудиторы обратили внимание акционера на отсутствие в Компании программ учета рабочего времени в рамках проектов, а также предложили использовать программы – трекеры, регулярно фиксирующие картинку экрана компьютера работника в течение рабочего дня, а также отслеживать открытые работником программы и время их использования. Со стороны акционера было получено согласие на внедрение данных программ-трекеров и организацию оперативного мониторинга за деятельностью работников в течение рабочего дня.
Аудиторы также проанализировали существующую систему оплаты труда и систему мотивации персонала в компании. Результаты показали, что фактический размер оплаты труда в среднем соответствовал рынку. При этом в личных беседах с работниками высказывалось мнение, что существующий размер оплаты труда не является адекватным уровню сложности задач, а система мотивации носит скорее формальный характер и также существенно не влияет на размер ежемесячной оплаты труда работников.
Результаты проверки:
В течение 3 месяцев осуществлялся оперативный мониторинг деятельности работников подразделения разработки ПО в течение рабочего дня. Полученные результаты показали, что объем рабочего времени, относящегося к выполнению проектов Компании, в среднем не превышает 55% рабочего времени. Остальное рабочее время затрачивается на отдых и выполнение проектов, не относящихся к деятельности компании. Также выяснилось, что группа работников из 7 человек действует согласованно и, вероятно, занята совместным выполнением проектов для сторонних заказчиков. Анализ корпоративной переписки, проведенный службой безопасности акционера, подтвердил предположения аудиторов.
С нашей стороны в качестве одного из возможных вариантов разрешения сложившейся ситуации было предложено провести встречу акционера с работниками подразделения разработки, объявить о результатах проверки и потребовать объяснений у работников. Одновременно с этим предложить повысить размер оплаты труда и премиальных выплат за качественное и своевременное выполнение проектов. Акционер согласился на проведение встречи с работниками в данном формате. По её результатам 2 из 7 человек группы разработчиков объявили о своем уходе из компании (как выяснилось они и являлись основными бенефициарами выполнения проектов для сторонних заказчиков). Остальные согласились на прекращение совмещения работы на Компанию с выполнением сторонних проектов при условии повышения размера оплаты труда и внедрения новой системы материального стимулирования.
Бенефициары мошеннических действий:
Бенефициарами мошеннических действий являлись двое работников, осуществлявших коммуникации со сторонними заказчиками и привлекавших работников Компании для выполнения данных проектов в рабочее время.
Выводы:
По результатам проверки была восстановлена надлежащий уровень трудозатрат при выполнении проектов и производительность труда в компании. Внедрение адекватной системы оплаты труда и материального стимулирования в сочетании с системой надзора (трекинга) за работниками в течение рабочего дня позволили существенно снизить сроки выполнения проектов и в течение следующего года увеличить доходы компании на 25%. В стоимостном выражении эффект составил свыше 35 млн.руб. в год.